Andriki Saputra***DEMI TINGKATKAN MUTU LPPM UNIVERSITAS RIAU MELAKSANAKAN KEGIATAN AUDIT SURVEILLANCE***
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Riau (UNRI) mengikuti Surveillance Audit 2 ISO 9001:2015 pada hari Senin-Selasa, Tanggal 15-16 Mei 2023 di Gedung LPPM Universitas Riau, Kampus Bina Widya Jl. HR. Soebrantas Km 12,5 Panam Pekanbaru. Acara ini merupakan audit pemantauan yang wajib dilakukan oleh Lembaga/Badan sertifikasi independen terhadap instansi yang telah bersertifikat ISO, dalam hal ini LPPM Universitas Riau diaudit oleh badan sertifikasi independen yaitu PT. Tuv Nord Indonesia.
LPPM UNRI merupakan lembaga yang sudah menerapkan standar ISO sistem manajemen Mutu 9001:2015 sejak Tahun 2017. Acara ini dibuka secara resmi oleh Ketua LPPM Universitas Riau Prof. Dr. Mubarak, M.Si dan dalam arahannya Ketua LPPM menyampaikan bahwa pentingnya pelaksanaan Surveillance Audit ke 2 ini terkait bagaimana LPPM UNRI menjalankan core business nya yaitu berupa pelayanan terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Auditor diminta melihat kesesuaian antara SOP dengan implementasinya. Sertifikat yang dimiliki ini adalah standar kerja LPPM dalam rangka melakukan perbaikan kinerja kedepannya. Tujuan LPPM adalah untuk memudahkan dalam hal melaksanakan tugas dan fungsi lembaga serta selalu mengusahakan adanya akselerasi dalam setiap kegiatan LPPM. Kami berharap auditor yang hadir memberikan rekomendasi bagi perbaikan LPPM kedepannya.
Adapun PT. Tuv Nord Indonesia yang menugaskan surveillance auditor Bapak Faber Siahaan dalam kegiatan entry meeting menyampaikan bahwa periode surveillance audit tahun ini bersama dengan Top Managemen baru yakni Ketua LPPM Baru Periode 2023-2027. Disampaikan juga bahwa beliau akan melihat bagaimana isu eksternal/isu internal untuk dipelajari dan akan dilihat juga bagaimana konsistensi lembaga dalam menjalankan SOP manajemennya.
Dimana sesuai jadwalnya surveillance auditor terlebih dahulu mengaudit Top Managemen, dilanjutkan dengan mengaudit Sub Bagian Program Data dan Informasi (PDI) dan terakhir mengaudit Sub Bagian Umum dan Keuangan (UMK), proses audit dilakukan mengacu pada aspek penting terjadinya resiko dan potensi adanya ketidaksesuaian dengan tujuan yang diperlukan pada persyaratan standar ISO 9001:2015. Metode audit yang telah dilaksanakan secara wawancara, pengamatan kerja/observasi dan mereview dokumentasi.
Pada kegiatan closing meeting Bapak Faber Siahaan selaku surveillance auditor merangkum seluruh proses berjalannya audit dan beliau menyatakan bahwa LPPM Universitas Riau telah menjalankan proses bisnisnya sesuai aturan yang berlaku, untuk kategori temuan hasil audit yaitu Potential Improvement (PI) dan saat ini secara otomatis sertifikat ISO yang dimiliki oleh LPPM UNRI akan tetap berlaku untuk tahun depan. Selanjutnya Ketua LPPM Prof. Dr. Mubarak, M.Si menutup secara resmi kegiatan surveillance audit tersebut dan menyampaikan pesan terkait hasil temuan audit yang menjadi catatan auditor akan terus diperbaiki kedepannya dan harapannya LPPM mampu memberikan kepuasan terhadap pelanggan dalam hal ini dosen, mahasiswa dan mitra (pihak luar) dan sekaligus mengucapkan terima kasih atas rekomendasi yang diberikan oleh auditor untuk mencapai peningkatan dari sistem saat ini dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk dilaksanakan karena dapat menguntungkan dalam penerapan sistem mutu dan pengendaliannya. (ade, ed.: d2o2, foto fazil).
Photo Dokumentasi:
Andriki Saputra